SharePoint-Finanzarchiv

Die Finanzunterlagen der Lanstyle IT Solutions GmbH liegen in der SharePoint-Dokumentbibliothek unter Buchhaltung/<Jahr>/<MM_Monat>/Kontoauszüge.

Monatsablage

Vor jedem Upload sind Zielordner und mindestens ein Vormonat auf das bestehende Namensschema zu prüfen. Originaldateien bleiben unverändert. Fehlende Dateien werden ohne Überschreiben hochgeladen und danach nach Pfad, Name, MIME-Typ und Größe zurückgelesen.

Amex-Unterlagen folgen dem Schema Amex_MM_JJJJ.pdf, Amex_MM_JJJJ.csv und Amex_MM_JJJJ.xlsx. Der Abrechnungsmonat bestimmt den Zielordner.

Abrechnungen der Volksbank-Visa werden als VR_CC_MM_JJJJ.pdf im Unterordner Kontoauszüge abgelegt. Auch hier bestimmt der Abrechnungsmonat den Zielordner.

Steuerliche Bescheinigungen mit einem über den Monat hinausgehenden Gültigkeitszeitraum werden im Eingangsmonat direkt unterhalb des Monatsordners abgelegt, nicht im Unterordner Kontoauszüge. Der Dateiname benennt ausstellende Behörde, Dokumenttyp und Gültigkeitszeitraum.

Abgleich von Transaktions-CSV

Eine CSV ist vor der Ablage mit dem korrespondierenden XLSX-Export auf Zeilenanzahl und Betragssumme abzugleichen. Die vollständige Prüfung gegen Lexoffice-FIS erfolgt ausschließlich read-only und nur mit aktiver Sitzung für das betroffene Finanzkonto. Ohne diesen Zugriff dürfen keine Aussagen zur vollständigen Übernahme oder zu tatsächlichen Dubletten getroffen werden.

Lexoffice-Nachimport

Für nicht verbundene Kreditkartenkonten erfolgt der Nachimport über Finanzen > Konten > <Konto> > Mehr > Umsätze importieren. Da Lexoffice beim CSV-Import keine Dublettenprüfung durchführt, wird ausschließlich die zuvor gegen Lexoffice als fehlend bestätigte Teilmenge importiert. Die Importvorschau muss die erwartete Zeilenanzahl zeigen; Zeichenkodierung, Trennzeichen und Vorzeichenkonvention sind aus der Quelldatei zu übernehmen.

Nach dem Import werden Anzahl, Zeitraum und vorzeichenbereinigte Betragssumme gegen die vollständige CSV zurückgelesen. Neue Umsätze bleiben unzugeordnet, bis die Buchhaltung sie fachlich zuordnet. Eine automatisierte Löschung importierter Buchungsdaten ist nicht zulässig.

Wiederkehrende Umsatzkategorien

Eindeutig wiederkehrende Umsätze werden nur nach explizitem Auftrag und anhand einer in Lexoffice geprüften, bereits kategorisierten Referenzperiode zugeordnet. Dabei müssen Zahlungsempfänger und Leistungsbezug übereinstimmen; Kategorie, Steuer und Betrag sind vor dem Speichern erneut zu prüfen. Abweichende Händlerbezeichnungen oder Einzelkäufe bleiben ohne eigene Beleg-/Referenzprüfung unverändert.

Rückweg

Ein fehlerhafter neuer Upload wird anhand seines nach dem Upload bestätigten Drive-Items entfernt. Bereits vorhandene Monatsunterlagen werden nicht überschrieben.